Einfache Datenverarbeitung

Unter allen Datenverarbeitungswerkzeugen ist Excel bei Datenverarbeitern vermutlich das mit Abstand beliebteste. Und es ist nicht abzusehen, dass sich daran in absehbarer Zeit etwas ändern würde. Excel bietet eine leicht verständliche und flexible Eingabeoberfläche, die sich weitgehend intuitiv und mit einer geringen Einstiegshürde bedienen lässt. Controller und Sachbearbeiter können so rasch und problemlos Ihre eigene Datenhaltung und Datenverarbeitung organisieren und haben jederzeit vollen Zugriff auf die Funktionalität Ihrer Anwendung. Aus diesem Grund ist Excel prinzipiell ein sehr empfehlenswertes Werkzeug, da es sehr leistungsfähig ist und die Nutzer im Allgemeinen im Umgang mit der Tabellenkalkulation hochgradig vertraut sind.

Die Gefahren der Excellösung

Allerdings birgt der Umgang mit Excel zwei grundlegende Gefahren, die die Datenverarbeitung innerhalb eines Unternehmens massiv erschweren können. Zum Einen sind dies die oft über Jahre gewachsenen, nicht selten von einem einzelnen Mitarbeiter sukzessive entwickelten "Excel-Teppiche", also Anwendungen, die in riesigen, nicht selten Tausende von Zeilen und Spalten umfassenden Einzeltabellen, gerne auch über Dutzende von Einzelblättern verteilt, einen individuellen Geschäftsprozess abbilden. Der Nachteil solcher Konstruktionen ist, dass sie häufig allein durch Ihre schiere Datenmenge unübersichtlich sind und Ihre Logik nicht selten für Ihren Benutzer, nicht zu reden von Außenstehenden, nicht mehr wirklich in allen Details nachvollziehbar ist. Die Daten, die solche Excelmappen liefern, sind in den meisten Fällen intransparent und nur schwer weiterzubearbeiten.

Zum Anderen werden Excelmappen oftmals als statische Insellösungen verwendet, die nur eine einzige richtige Instanz mit dem korrekten Datenstand vorsieht. Zur Aktualisierung, Kontrolle und Auswertung dieser Mappen werden diese mühsam per Hand aufbereitet und in Kopie reihenweise an alle beteiligten Mitarbeiter versand und die zurück kommenden Einzeldaten werden dann genauso mühsam und fehlerträchtig per Hand in das Masterdokument eingepflegt. Bei derartigen Insellösungen ist schwer sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter jederzeit bei Bedarf Zugriff auf die dort gehaltenen Daten haben und noch schwerer lässt sich gewährleisten, dass die Daten stets korrekt und aktuell sind. Datenverlust durch Verlust des Masterdokuments ist eine stetig drohende Gefahr. Durch den großen Anteil von Handarbeit wird zudem die Arbeitszeit aller beteiligten Mitarbeiter beansprucht. Die feste Datenstruktur erschwert zudem die Weiterverarbeitung der Daten im Unternehmen.

Und trotzdem Excel

Trotz dieser Nachteile überwiegt in den meisten Fällen die Entscheidung, bestehende Datenprojekte in Excel zu belassen und selbst neue Projekte können problemlos in Excel aufgesetzt werden. Der Hauptgrund dafür ist die oben genannte Vertrautheit der Mitarbeiter mit dem Werkzeug und dessen Flexibilität. Nicht selten brauchen Analytiker sehr zeitnah individuelle Verarbeitungen und Auswertungen, die sie mit einem vertrauten Werkzeug mit wenig Aufwand selbst herstellen können. Ein offizieller Auftrag für eine derartige Funktionialität an die interne IT-Abteilung oder gar einen externen Dienstleister dauert dagegen meist Wochen und Monate und hat auch kostenmäßig einen sehr großen Overhead.

Um bei all dieser Flexibilität die oben genannten negativen Auswüchse zu vermeiden, reicht es in vielen Fällen aus, die vorhandenen Excellösungen zu entflechten und zu einem geringen Teil gegebenenfalls auch zu regelmentieren. Programmatische Erweiterungen etwa mit der Excel eigenen Programmiersprache VBA können komplizierte Excellogiken durch einfache und effiziente Teilfunktionen ersetzen und eine Datenbankanbindung kann die Daten in Excel-Dokumenten anwendungsübergreifend verfügbar machen. Hier lohnt sich für jede vorliegende Situation eine eigene Lösungsstrategie, um eventuelle negative Aspekte von Excel auszuschalten, damit man wieder ganz von dessen unbestrittenen Vorteilen profitieren kann.